Während sich die Aufmerksamkeit in der Fertigung auf Roboter und Anlagentechnik richtet, verändert die Automatisierung von Bürovorgängen die begleitenden Abläufe. RPA setzt Softwareroboter für wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben ein, die heute viel Zeit binden.
Was RPA ist und was nicht
Softwareroboter bedienen digitale Systeme wie ein Mensch: Sie melden sich an, navigieren durch Anwendungen, lesen und schreiben Daten, rechnen und erzeugen Berichte. Anders als lernende Verfahren folgen sie festen Regeln, sie lernen nicht dazu. Genau darin liegt ihre Stärke: Sie erledigen gleichförmige Aufgaben in großer Zahl vollkommen gleichmäßig.
Typische Einsatzfälle
Produktionsberichte
Fertigung erzeugt große Datenmengen, die für Geschäftsleitung, Kunden und Behörden aufbereitet werden müssen. Softwareroboter holen die Daten aus Prozessdatenarchiv, Fertigungssteuerung und Warenwirtschaft, führen sie in der vorgegebenen Form zusammen und verteilen sie termingerecht.
Bestellabwicklung
Bestände prüfen, Lieferantendaten abgleichen, Bestellung anlegen, Liefertermin verfolgen: Dieser Ablauf lässt sich vollständig abbilden, was Bearbeitungszeit spart und Übertragungsfehler ausschließt.
Qualitätsnachweise
Chargenunterlagen, Prüfzeugnisse und Auditnachweise setzen sich aus Daten mehrerer Systeme zusammen. Softwareroboter tragen diese zusammen und erzeugen vollständige Dokumentenpakete.
Instandhaltungsplanung
Betriebsstunden und Wartungsintervalle überwachen, fällige Aufträge anlegen und die Zuständigen benachrichtigen.
Meldepflichten
Wiederkehrende Meldungen an Behörden lassen sich in Datenerhebung, Aufbereitung und Übermittlung automatisieren, sodass Fristen zuverlässig eingehalten werden.
Was das bringt
Zeitersparnis
Bei geeigneten Vorgängen sinkt der Zeitbedarf erheblich. Eine tägliche Berichtserstellung, die zwei Stunden bindet, läuft anschließend in wenigen Minuten.
Weniger Fehler
Übertragungsfehler bei der Eingabe von Hand kosten Geld und Nacharbeit. Ein Softwareroboter arbeitet die hinterlegte Regel jedes Mal gleich ab.
Anpassbarkeit an die Auslastung
Bei hoher Auslastung lassen sich zusätzliche Instanzen zuschalten, ohne Personal aufzubauen.
Entlastung der Belegschaft
Wer von gleichförmiger Datenpflege entlastet wird, hat Zeit für Prozessverbesserung und Problemlösung. Erfahrungsgemäß ist das der Punkt, an dem sich die Einführung im Betrieb entscheidet.
Wie man vorgeht
Vorgänge auswählen
Geeignet sind Abläufe mit hohem Aufkommen, klaren Regeln und strukturierten digitalen Daten. Alles, was fachliches Urteilsvermögen oder unstrukturierte Unterlagen verlangt, gehört nicht dazu.
Werkzeug wählen
Die Auswahl richtet sich nach der Komplexität der Abläufe, der vorhandenen IT-Landschaft und dem Budget.
Entwickeln und prüfen
Die Abläufe werden grafisch zusammengestellt. Vor dem produktiven Einsatz ist ausgiebiges Prüfen nötig, insbesondere für Sonderfälle. Ein Softwareroboter, der bei jeder Abweichung stehen bleibt, erzeugt mehr Arbeit, als er abnimmt.
ED WARTENS Deutschland behandelt RPA im Digitalisierungsteil des Lehrplans, weil moderne Industrieberufe beide Seiten der Automatisierung berühren.